excarta - Premio SMAU Bari 2013
La tecnologia Mobile&Wireless per ottimizzare la tentata vendita e dematerializzare i documenti di consegna.
L'Azienda
Latte Rugiada è un’azienda che, nata per volontà di alcuni imprenditori nel 1998, oggi commercializza circa 9 mila litri di latte fresco al giorno, a cui affianca la distribuzione di altri prodotti caseari (oltre 100 referenze). L’azienda copre, oltre a Matera e provincia, anche le zone di Altamura, Gravina, Castellaneta, Ginosa e Potenza. Grazie a 13 dipendenti e a circa 15 agenti, Latte Rugiada ha conseguito un fatturato annuo 2012 di oltre 5 milioni di euro.
L'Applicazione
Nella sua attività di commercializzazione, Latte Rugiada gestisce il procedimento della tentata vendita con 14 automezzi, ciascuno dei quali effettua circa 30 consegne giornaliere, generando un volume di oltre 600 documenti da archiviare e gestire manualmente. Inizialmente, Latte Rugiada utilizzava due software gestionali distinti, rispettivamente per la fatturazione e la gestione delle consegne, che spesso risultavano non abbastanza integrati, quindi fonte di inefficienze e ritardi nei processi aziendali.
Per ottimizzare la gestione della flotta, la certificazione delle consegne e, in parallelo, ridurre il rischio di smarrimento dei documenti, Latte Rugiada ha proceduto con l'adozione della soluzione “excarta” che consente di razionalizzare e coordinare tutte le esigenze aziendali in un unico applicativo gestionale integrato che, attualmente, è utilizzato per gestire dall’amministrazione alla contabilità analitica, fino alla logistica.
Nello specifico, la nuova soluzione, connessa con dispositivi mobile, permette la gestione del magazzino e delle consegne, nonché dei relativi documenti in formato digitale. Al momento, ognuno dei tentatisti della flotta è dotato di un dispositivo mobile che lo supporta e lo guida nella sua attività giornaliera. Al mattino, il tentatista, in magazzino, visiona sul suo dispositivo portatile la stima dell’approvvigionamento dei prodotti, che il sistema ipotizza necessari alla sua tentata vendita.
Dopo il controllo delle referenze e il conseguente carico sul mezzo, il tentatista è pronto a partire: sul suo dispositivo mobile è indicata la tratta di destinazione che gli è stata assegnata e l’elenco dei clienti da visitare. Per ognuno di essi, il tentatista visualizza sul dispositivo i dati anagrafici e le coordinate geografiche per la geo-localizzazione.
Inoltre, il tentatista riceve in automatico per cliente sia la statistica relativa ai prodotti acquistati abitualmente, in modo da supportare efficacemente la vendita, sia il flusso delle partite scoperte, per essere in grado di sollecitare e incassare gli eventuali sospesi.
Presso il cliente, il tentatista effettua la vendita e, con l'ausilio del lettore di codice a barre, scansiona il venduto e, in automatico, genera sul dispositivo il documento di consegna in formato pdf, con il totale da pagare e la firma del ricevente raccolta direttamente sullo schermo del dispositivo.
Oltre alla firma raccolta, il documento integra anche la data/ora della consegna e le coordinate geografiche del punto in cui è avvenuta la vendita, grazie ai dispositivi dotati di GPS. Tale documento è inviato direttamente all'application server gestito in modalità cloud su piattaforma Ridati, in tempo reale, dai dispositivi dotati di Sim, altrimenti, via Wireless, al rientro in deposito. In entrambi i casi, è subito affidato al processo di gestione documentale e può essere automaticamente indirizzato, via email, in posta certificata PEC, al cliente (punto di consegna) e/o al cliente di fatturazione.
I documenti emessi sono immediatamente archiviati e processati dal sistema di gestione documentale, che effettua anche la gestione delle relazioni tra i documenti, per permettere di ottenere a video tutti i ddt, fatture e note credito relazionati tra di loro. Terminato il processo automatico di archiviazione, il documento in formato pdf è avviato alla conservazione sostitutiva a norma.
I Benefici
La soluzione “excarta” permette alle persone di co-operare in modo più efficiente, consente di eliminare il rischio di smarrimento dei documenti, eliminare la gestione della carta, certificare le consegne, supportare e tracciare le operazioni di consegna dei tentatisti, garantendo l’ottimizzazione delle attività di vendita ed il miglioramento delle relazioni con i clienti, favorendone la fidelizzazione.
Inoltre, la soluzione “excarta” rende più efficiente il processo di vendita fino alla de-materializzazione dei documenti. In precedenza, l’addetto, per controllare i documenti di consegna collegati alla fattura di un determinato cliente, doveva ricercare manualmente tra una mole considerevole di carta.
Attualmente, grazie alla gestione documentale integrata, basta un clic per accedere all’archivio virtuale, quindi visualizzare istantaneamente i documenti di interesse, garantendo la riduzione dei tempi operativi e quindi maggiore efficienza. Le risorse impiegate in tale ricerca ora sono destinate ad attività a maggior valore aggiunto.
