Atisale SpA digitalizza i processi del Ciclo Passivo - eSIGEA è la soluzione
Ti proponiamo l'esperienza della dott.ssa Lorena Ruotolo, responsabile amministrativa di Atisale Spa di Margherita di Savoia (FG), nostro cliente:
L'esigenza che ha guidato il cambiamento è stata quella di adottare una soluzione, integrata ed evoluta, capace di soddisfare le esigenze di un'azienda strutturata e con due siti produttivi.L'adozione della soluzione Ciclo Passivo del gestionale eSIGEA ha generato vantaggi tangibili tanto sul fronte interno dell'organizzazione delle risorse e dei processi, quanto sul fronte esterno delle relazioni con i fornitori.
Attraverso la standardizzazione di tutte le fasi che compongono il Ciclo Passivo, la soluzione "integrata" creata con eSIGEA ed ARXivar ci permette di monitorare efficacemente e costantemente i processi, rimuovendo eventuali criticità e semplificando le procedure degli operatori coinvolti.
L'iter operativo ha inizio con il calcolo del fabbisogno, generato in automatico distintamente per reparto di magazzino, in base anche al portafoglio ordini clienti. Dal fabbisogno scaturiscono le proposte d'ordine a fornitore e le richieste di approvvigionamento (materie prime e ricambi): questo flusso è preso in carico dall'ufficio acquisti centralizzato, che trasforma le proposte in ordini.
Gli ordini di acquisto sono proposti da eSIGEA nel rispetto delle convenzioni stipulate con i fornitori e delle disponibilità di budget.
La fase successiva di entrata merci è gestita facilmente dagli utenti con l'ausilio di dispositivi mobile che velocizzano le operazioni ed assicurano il riscontro preciso della merce ricevuta.
Dal ciclo passivo integrato le fatture di acquisto sono registrate e controllate in automatico, per verificare la corrispondenza tra il documento di entrata merci e il relativo ordine di acquisto, quindi generare eventuali contestazioni per difformità, con emissione di nota debito o richiesta di nota credito. La fattura, dopo i dovuti controlli formali, è contabilizzata e poi pagata attraverso la funzione generazione ordini di pagamento.
Tutte le fasi descritte sono integrate perfettamente tra eSIGEA ed ARXivar, il che migliora la gestione documentale con i processi operativi e garantisce anche l'archiviazione elettronica dei documenti contabili con la massima velocità, sicurezza ed affidabilità. L'archiviazione elettronica è un fiore all'occhiello del processo, in quanto consente velocemente di eseguire ricerche e verifiche contabili.
Per concludere, posso affermare che l'adozione di questa soluzione ha avuto impatto positivo anche sugli stessi operatori, che sono stati coinvolti attivamente nel più generale processo di miglioramento delle relazioni con i fornitori.
Nel complesso, l'azienda ha riscontrato i seguenti benefici:
- monitoraggio continuo delle scorte
- verifica degli ordini rispetto al budget
- verifica della merce in entrata (quantità, qualità, lotto e scadenza)
- riduzione dei tempi e taglio degli sprechi
- standardizzazione dei processi di supply chain
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Tags: ARXivar, eSIGEA, SIGEAdb, Ciclo Passivo, ordini, storie di successo, gestione documentale, entrata merce, budget, ddt, fattura